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Selbstständig neben Schule oder Studium: Das musst du über die Umsatzsteuer-Voranmeldung wissen.


21.01.2019

Sich neben dem Studium oder der Schule selbstständig zu machen ist ein Trend, dem immer mehr Studierende folgen. So einfach wie heute war es noch nie, mit verhältnismäßig wenig Aufwand, zeitlich flexibel Geld zu verdienen.

Oft entscheiden sich Studenten dazu, einen Onlineshop zu eröffnen oder mit E-Books Umsatz zu erzielen. Und das funktioniert ziemlich gut. Solange die Umsätze im Jahr unterhalb von 17.500 Euro liegen, ist das auch kein Problem – vorausgesetzt, du betreibst dein Business als Kleinunternehmer. Doch falls du nicht als Kleinunternehmer tätig bist, musst du Umsatzsteuer abführen und zwar auch dann, wenn du nur wenige Hundert Euro im Jahr umsetzt.

Kleinunternehmerregelung: Was ist das eigentlich?

Von der Schule in die Selbstständigkeit – das kann auch im kleinen Rahmen lukrativ sein. Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es dir, Geschäfte ohne Umsatzsteuer zu machen. Allerdings hast du dann auch keinen Anspruch darauf, bezahlte Vorsteuer, die du zum Beispiel beim Einkauf von Kopierpapier, einem PC oder anderen betrieblichen Ausstattungsgegenständen aufbringen musst, vom Finanzamt zurückzufordern. Unterm Strich soll die Kleinunternehmerregelung die Buchführung erleichtern.  Alle Details zur Kleinunternehmerregelung findest du beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Du musst nicht, sondern du darfst Kleinunternehmer sein!

Jeder, der sich selbstständig macht, hat die Wahl – egal, ob du ein großes Online-Business aufziehst oder einen kleinen mobilen Hot-Dog-Stand eröffnest. Jeder Gründer kann bei der Anmeldung beim Finanzamt ankreuzen, ob er die Kleinunternehmerregelung wahrnehmen möchte oder nicht. Auch, wenn du unterhalb von 17.500 Euro Umsatz im Jahr bleibst, darfst du selbstverständlich von den Vorteilen profitieren, die das Umsatzsteuer-System für Unternehmer bereithält. Ein großer Vorteil ist nämlich, dass du ab sofort nur noch die Nettokosten tragen musst. Die ausgewiesene Mehrwertsteuer auf einer Rechnung, die du bezahlst (auch Vorsteuer genannt), holst du dir später wieder vom Finanzamt zurück. Im Gegenzug dazu darfst du die Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen ausweisen musst, nicht mehr behalten. Diese musst du an das Finanzamt abführen, denn sie gehört dir nicht.

So bekommt das Finanzamt die Umsatzsteuer und du die Vorsteuer zurück:

Über die Einreichung der sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldung meldest du dem Finanzamt jeden Monat (ggf. auch jedes Quartal) die Details in Sachen Umsatzsteuer. In einem Feld trägst du ein, wie hoch die Gesamtsumme aller Rechnungen ist, die du im letzten Monat erstellt hast. Die darin enthaltene Umsatzsteuer ist der Betrag, der dem Finanzamt zusteht. In einem anderen Feld trägst du ein, wie viel Vorsteuer du im betreffenden Monat verauslagt hast. Das ist das Geld, das dir zusteht. Die beiden Beträge werden miteinander verrechnet. Das Ergebnis zeigt, wie hoch der Betrag ist, den du nach Abzug der verauslagten Vorsteuer an das Finanzamt abführen musst. 

Es kann sogar sein, dass du vom Finanzamt Geld zurückbekommst. Das ist immer dann der Fall, wenn die Summe aller verauslagten Vorsteuerbeträge die Summe der vereinnahmten Umsatzsteuer übersteigt. Du nutzt am besten eine professionelle Software zur Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Vorteil ist, dass du die Werte am PC erfassen und die Daten online direkt an das Finanzamt übermitteln kannst. Die elektronische Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ohnehin verpflichtend. Ein Urteil vom Bundesfinanzhof vom 14.03.2012 bestätigt die Verfassungsmäßigkeit dieser Vorschrift.

Zahlen für Umsatzsteuer-Voranmeldung ganz einfach ermitteln

Es ist ganz einfach, die korrekten Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu ermitteln. Du musst weder eine aufwändige Excel-Liste erstellen, noch deine Belege sammeln und am Ende des Monats mit dem Taschenrechner die Steuerbeträge zusammenrechnen. Stattdessen nutzt du eine unkomplizierte Software, die dir alle Berechnungen abnimmt. Und das kann eine professionelle Buchungssoftware im Hinblick auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung:

  • Eine umfassende Buchungssoftware stellt dir ein Modul zur Rechnungserstellung bereit. 
  • Die Umsatzsteuer aus deinen erstellten Rechnungen wird direkt in das elektronische Formular der Umsatzsteuer-Voranmeldung übertragen.
  • Du kannst deine Eingangsrechnungen scannen oder mit dem Smartphone fotografieren und direkt ins Buchungssystem schicken.
  • Das System prüft die digitalisierte Rechnung und schlägt einen Buchungssatz vor. 
  • Die in der Rechnung enthaltene Vorsteuer überträgt das System direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Am Ende einer Buchungsperiode, also zum Monats- oder Quartalsende, rufst du aus dem System die relevanten Daten ab. Diese werden dann direkt an dein zuständiges Finanzamt übermittelt. Bekommst du Geld zurück, überweist das Finanzamt den Betrag auf dein Konto. Wird eine Zahlung fällig, bucht das Finanzamt den Betrag von deinem Konto ab, wenn du eine Einzugsermächtigung erteilt hast. Ist das nicht der Fall, musst du für eine fristgerechte Zahlung sorgen. Geht das Geld nicht rechtzeitig bei der Finanzverwaltung ein, drohen Verspätungs- und Säumniszuschläge. Um das zu vermeiden, empfiehlt sich die Ausstellung der Einzugsermächtigung. Ein MUSS ist sie aber nicht.

Wichtig: Im Gründungsjahr erfolgt die Veranlagung grundsätzlich im monatlichen Turnus.

Zahlungstermine für die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen

Wenn du auf eigene Verantwortung die fristgerechte Zahlung sicherstellen willst, musst du die Zahlungstermine kennen. Diese sind grundsätzlich am 10. des Folgemonats. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder auf einen Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstermin auf den nächsten Werktag. 

Beispiel: Der 10. November 2018 war ein Samstag. Der Zahlungstermin verschob sich deshalb auf den 12. November 2018.

Eine Liste der Steuertermine 2019 hilft dabei, den Überblick zu behalten.

Mit der Dauerfristverlängerung die Zahlungsfrist ausweiten

Nicht immer gelingt es, innerhalb der ersten 10 Tage des neuen Monats alle relevanten Daten zu erfassen und die korrekten Zahlen im Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formular anzugeben. Ein Ausweg, den viele Steuerpflichtige nutzen, ist die Dauerfristverlängerung. Damit verschiebt sich der Zahlungstermin um 1 Monat.

Beispiel: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Januar 2019 muss unter Ausnutzung der Dauerfristverlängerung nicht am 10. Februar 2019, sondern erst am 10. März 2019 beim Finanzamt eingehen.

So bekommst du die Dauerfristverlängerung:

Die Dauerfristverlängerung gewährt das Finanzamt auf Antrag. Am einfachsten ist es, wenn du bei der Anmeldung beim Finanzamt direkt ein Kreuz in das Feld „Dauerfristverlängerung“ setzt oder in deiner Buchungssoftware den Antrag zur Übermittlung an das Finanzamt aktivierst. Ist die Dauerfristverlängerung einmal gewährt, gilt sie für die folgenden Monate eines Jahres. Wenn du Monatszahler (und nicht Quartalszahler) bist, dann musst du zur Verlängerung der Dauerfrist im neuen Kalenderjahr eine Zahlung in Höhe von 1/11 der gesamten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des zurückliegenden Jahres tätigen. Die Sondervorauszahlung wird später verrechnet.

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