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ZUM BERUFSWAHLTEST

Fünf Softwares, die du vor dem Berufseinstieg unbedingt kennen solltest


15.05.2019

Frisch aus der Schule und top vorbereitet für den Beruf? Von wegen! Es gibt noch jede Menge zu lernen und entdecken. ;-)

Ob es nun die Arbeitsabläufe im Betrieb, das richtige verhandeln oder der Umgang mit den spezifischen Systemen gibt: Irgendwas ist in jedem Fall anders oder neu, und bedarf der Einarbeitung. Das macht den Berufseinstieg natürlich besonders spannend, aber es ermöglicht dir auch, dir Vorteile zu verschaffen, wenn du dich im Vorfeld schon über das eine oder andere System informierst. Was die gängigen Varianten sind, erfährst du hier!

Die meisten Unternehmen arbeiten mit ERP-Systemen. Das steckt dahinter:

ERP steht als Abkürzung für Enterprise Resource Planung und bezeichnet eine Software, die es ermöglicht alle Faktoren in einem Betrieb, die die Produktpalette oder die angebotene Dienstleistung umfassen, abzubilden, zu planen, zu kontrollieren und zu steuern. 

Ein ERP-System als klassisches Warenwirtschaftssystem zu bezeichnen, wäre an dieser Stelle falsch, denn ein klassisches Warenwirtschaftssystem legt den Fokus auf die Lagerung, die Logistik und die Bestellung. Das Plus, das ein ERP-System einem Betrieb bietet, ist hingegen die Chance, mithilfe der IT zu planen und viele Vorgänge im Betrieb zu integrieren, statistisch zu erfassen und zu planen – beispielsweise wie viel Leistung ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit bringt.

Berufseinsteiger, die neu im Unternehmen starten, profitieren davon, wenn der Betrieb bereits mit einem ERP-System arbeitet, denn: Es sorgt für Transparenz und Effizienz im Unternehmen und hilft Neueinsteigern auch dabei, Prozesse und Strukturen im Betrieb zu verstehen.

Organisation und Zeitmanagement funktioniert heute digital

Der Klappkalender scheint aus der Mode zu kommen. Während einige neue Kollegen ihn bereits noch aus purer Gewohnheit vor dem Bildschirm platzieren, nutzen andere bereits Kalender- und Orga-Tools, die digital verfügbar sind – und das hat durchaus Vorteile.

Wer sich bereits im Privaten, während der Schulzeit mit Mitschülern mit OneNote oder Evernote zu organisieren versucht hat, kann sich vermutlich freuen. In vielen Betrieben wird Microsoft Outlook als Basisprogramm genutzt, um ein Zeitmanagement aufzusetzen – und gerade diese beiden genannten Tools sind mit Microsoft kompatibel. Neuer im Bunde der kompatiblen Tools ist auch Microsoft-To-Do.

Grundsätzlich wichtig für den Berufseinstieg ist das Verständnis für die Idee, die sich hinter all diesen Programmen verbirgt und die heißt: Aufgaben zu notieren (und diese Notizen auch einem Team zugänglich zu machen) sorgt für Transparenz, für schlanke Prozesse und dafür, dass nur wenig Zeit auf Rückfragen verwandt werden muss. Was ein Orga-Tool allerdings zwingend erforderlich macht, ist, dass sich alle Beteiligten daran halten müssen, projektrelevante Informationen eben dort zu dokumentieren. Ein privates Training im Vorfeld kann dabei helfen.

Chatten ist in einigen Betrieben „erlaubt“

Natürlich ist damit nicht der private Chat bei einem x-beliebigen Anbieter gemeint, sondern vielmehr der Weg, den viele Unternehmen beschreiten, um E-Mail-Fluten zu bekämpfen. Das, was Kollegen untereinander ausmachen müssen, können sie in einigen Betrieben ganz einfach über einen unternehmensinternen Chat. Microsoft Teams, Slack, Atlassian, RingCentral und Facebook Workplace sind einige Software-Optionen in diesem Bereich.

Diese Unternehmenschats bergen einige Vorteile:

  • Der Unternehmens-Chat minimiert die E-Mail-Flut an internen Mails. Das hilft dabei, externe (Kunden-) Anfragen schneller beantworten zu können. 
  • Der Unternehmens-Chat reduziert das Telefonieren im Büro, was sich vor allem dann positiv auswirkt, wenn die Kollegen in einem Großraumbüro sitzen, in dem die Geräuschkulisse ansonsten extrem hoch wäre.
  • Der Unternehmens-Chat unterbricht nicht etwa die aktuelle Arbeit (wie beispielsweise ein Anruf), sondern gibt dem Kollegen Zeit, die Anfrage dann zu beantworten, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. Das sorgt für weniger Unterbrechungen und mehr Effizienz beim Arbeiten.

E-Mail-Programm statt Online-Anwendung

In großen Unternehmen gibt es sie noch immer – sogenannte „Stempelkarten“, die heutzutage auf Scheckkarten-Größe geschrumpft sind und dokumentieren, wann ein Mitarbeiter zu arbeiten beginnt, wann er eine Pause macht und wann er die Arbeit beendet. Sinn und Zweck dieser Zeiterfassungstools ist es, die Arbeitszeit „automatisch“ zu erfassen und damit auch regelmäßig Auskunft darüber zu geben, wie viele Minus- oder Überstunden der Mitarbeiter aktuell auf seinem Zeitkonto hat. In kleineren Betrieben gibt es entsprechend „kleinere“ Lösungen. Clockodo ist ein Beispiel dafür. Diese Online-Lösung kommt auch jenen zu Gute, die im Homeoffice tätig sind.

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